Tutorial Submission OJS - Panduan Lengkap

Pengenalan Open Journal Systems (OJS)

Open Journal Systems (OJS) adalah sistem manajemen jurnal ilmiah yang memfasilitasi proses submission, review, editing, hingga publikasi artikel ilmiah secara online. Tutorial ini akan memandu Anda melalui seluruh proses dari awal hingga akhir.

📌 Kompatibilitas: Tutorial ini berlaku untuk OJS 3.3 (LTS) dan OJS 3.4.

🎓 Untuk Jurnal Universitas Wahid Hasyim (UNWAHAS):

publikasilmiah.unwahas.ac.id → Menggunakan OJS 3.3
publikasi2.unwahas.ac.id → Menggunakan OJS 3.4

Perbedaan OJS 3.3 vs 3.4:

Fitur	OJS 3.3 (LTS)	OJS 3.4
URL UNWAHAS	publikasilmiah.unwahas.ac.id	publikasi2.unwahas.ac.id
Submission Wizard	Standard	✓ Auto-save, preview submission
Email Templates	Basic	✓ Step-by-step email composer
DOI Management	Multiple locations	✓ Unified interface
Editorial Decisions	Standard	✓ Step-by-step interface
Statistics	Basic	✓ COUNTER R5 compliant

Alur Kerja (Workflow) Submission OJS

Visualisasi Alur Kerja

SUBMISSION

✍️ Author kirim manuskrip

→

Admin assign Editor

→

🔍 Screening Plagiarisme

✓

LOLOS — similarity rendah

Lanjut ke Review Stage ↓

TIDAK LOLOS — similarity tinggi

Sent Back to Author

Author melakukan parafrasa

Lampirkan similarity report

↺ Submit ulang setelah revisi

REVIEW

Editor cek Aim & Scope jurnal

✓

SESUAI SCOPE → lanjut review

Send to Review

Assign Reviewer (min. 2 orang)

Reviewer melakukan review

Reviewer memberikan rekomendasi keputusan ke Editor

TIDAK SESUAI → Desk Rejection

Editor decline submission

Kirim alasan penolakan ke Author

🚫 Proses selesai

REVISION

Editor request revision

→

Author submit revisi

→

Editor cek hasil

✓

REVISI DITERIMA

Lanjut ke Copyediting ↓

↺

BELUM MEMUASKAN

Editor request revision kembali

↺ Author revisi ulang

COPYEDITING

Editor send to Copyediting

→

Assign Copyeditor

→

Copyeditor prepare manuskrip

→

Upload file untuk produksi

PRODUCTION

Editor send to Production

→

Assign Production Editor

→

Buat galley PDF

→

Isi metadata lengkap

PUBLICATION

Editor schedule / publish

→

🎉 Artikel dipublikasikan

→

🔗 Aktivasi DOI

🔁

PASCA PUBLIKASI

Cek semua indeks jurnal

→

Upload XML ke DOAJ / Garuda / DOI

→

Submit ke Google Scholar

→

Monitor semua indeks

Peran (Roles) dalam OJS

Role	Tugas Utama	Akses
Admin	Mengelola submission, assign editor, screening plagiarisme, mengirim notifikasi	Full access ke semua submission
Editor	Cek scope, desk rejection, assign reviewer, decision, koordinasi alur kerja	Semua tahapan submission yang di-assign
Reviewer	Melakukan peer review, memberikan rekomendasi keputusan kepada editor	Hanya submission yang di-assign untuk review
Author	Submit manuskrip, melakukan revisi, parafrasa jika ada isu plagiarisme	Submission milik sendiri
Copyeditor	Edit manuskrip sesuai template, perbaiki bahasa, upload file siap produksi	Submission pada tahap copyediting
Production Editor	Buat galley, isi metadata, aktivasi DOI, siapkan publikasi	Submission pada tahap production

Langkah-langkah Detail

Admin: Assign Editor & Screening Plagiarisme

ADMIN

Tujuan:

Menugaskan editor yang sesuai dan melakukan screening plagiarisme sebelum paper diteruskan ke tahap review.

Langkah-langkah:

Login sebagai Admin
Buka menu Submissions
Pilih submission yang baru masuk
Klik tab Submission
Klik tombol Assign Editor
Pilih editor yang sesuai dengan scope paper
Klik Assign

🔍 Screening Plagiarisme

Download file manuskrip dari submission
Jalankan pengecekan melalui tools plagiarisme (Turnitin, iThenticate, dll)
Evaluasi hasil similarity report

✅ Jika LOLOS (similarity rendah)

Lanjutkan ke Review Stage
Kirim notifikasi ke author bahwa paper sedang diproses

❌ Jika TIDAK LOLOS (similarity tinggi)

Kirim paper kembali ke author (Sent Back to Author)
Minta author untuk melakukan parafrasa
Lampirkan similarity report sebagai referensi

Add Discussion - Notifikasi ke Author:

Scroll ke bagian Submission Discussion
Klik Add Discussion
Judul: "Acknowledgment - Paper Diteruskan ke Editor"
Pilih participants: Author

                                Yth. [Nama Author],

                                Terima kasih telah mengirimkan paper Anda yang berjudul "[Judul Paper]".

                                Paper Anda telah kami terima dan saat ini sedang diteruskan kepada Editor untuk proses selanjutnya.

                                Anda akan mendapat notifikasi lebih lanjut mengenai status submission Anda.

                                Salam,

                                Tim Editorial

📝 Catatan: Pastikan memilih editor yang memiliki expertise sesuai dengan topik paper. Threshold similarity plagiarisme umumnya di bawah 20-25%, namun sesuaikan dengan kebijakan jurnal masing-masing.

Editor: Cek Scope & Desk Rejection / Send to Review

EDITOR

Tujuan:

Memverifikasi apakah paper sesuai dengan aim & scope jurnal. Jika tidak sesuai, lakukan desk rejection. Jika sesuai, kirim ke proses review.

A. Cek Kesesuaian dengan Aim & Scope

Login sebagai Editor
Buka submission yang telah di-assign
Download dan baca paper
Periksa apakah topik sesuai dengan scope jurnal
Periksa format dasar (abstract, metodologi, dll)

❌ Tidak Sesuai → DESK REJECTION

Klik Decline Submission
Berikan alasan penolakan yang jelas melalui "Add Discussion"
Informasikan scope jurnal kepada author

✅ Sesuai → Send to Review

Klik tombol Send to Review
Konfirmasi file yang akan direview
Klik Record Editorial Decision

Assign Reviewer:

Pada tab Review, klik Add Reviewer
Cari reviewer berdasarkan expertise (sesuai scope paper)
Set deadline review (biasanya 2–4 minggu)
Klik Assign
Ulangi untuk menambah reviewer lain (minimal 2 reviewer)

💡 Tips: Pilih minimal 2–3 reviewer untuk mendapatkan perspektif yang lebih komprehensif. Reviewer sebaiknya memiliki keahlian yang relevan dengan topik paper.

Admin: Notifikasi Paper Dikirim ke Reviewer

ADMIN

Tujuan:

Memberitahu author bahwa paper mereka sudah masuk tahap review.

Langkah-langkah:

Login sebagai Admin, buka submission terkait
Tab Review → Scroll ke Review Discussion
Klik Add Discussion
Judul: "Notifikasi - Paper Dikirim ke Reviewer"
Pilih participants: Author

                            Yth. [Nama Author],

                            Paper Anda dengan judul "[Judul Paper]" telah melewati tahap desk evaluation oleh Editor.

                            Saat ini paper Anda sedang dalam proses peer review oleh reviewer ahli.

                            Proses review diperkirakan memakan waktu 2–4 minggu.

                            Anda akan menerima hasil review setelah proses selesai.

                            Terima kasih atas kesabaran Anda.

                            Salam,

                            Tim Editorial

Reviewer: Melakukan Review & Rekomendasi Keputusan

REVIEWER

Tujuan:

Mengevaluasi kualitas paper secara menyeluruh dan memberikan rekomendasi keputusan kepada editor.

Langkah-langkah:

Login sebagai Reviewer → Buka menu Submissions
Pilih paper yang perlu direview
Klik Accept Review, Continue
Download file submission dan baca secara menyeluruh

Aspek yang Perlu Direview:

Originalitas: Apakah penelitian ini original dan berkontribusi pada ilmu?
Metodologi: Apakah metode penelitian sudah tepat dan jelas?
Hasil & Pembahasan: Apakah hasil didukung data yang memadai?
Referensi: Apakah referensi relevan dan up-to-date?
Penulisan: Apakah bahasa jelas dan terstruktur dengan baik?

Submit Hasil Review:

Isi form review (For the Author & Editor) atau upload file review (Word/PDF)
Berikan komentar konstruktif dan spesifik untuk setiap aspek

Rekomendasi Keputusan untuk Editor:

Accept Submission: Paper siap publikasi tanpa revisi
Revisions Required: Perlu perbaikan minor/major
Resubmit for Review: Perlu revisi besar dan review ulang
Decline Submission: Paper ditolak

Klik Submit Review → Konfirmasi

💡 Tips untuk Reviewer: Berikan komentar yang konstruktif, sertakan nomor halaman/paragraf, fokus pada substansi bukan hanya grammar, dan berikan saran perbaikan yang actionable.

Editor: Cek Review & Request Revision

EDITOR

Tujuan:

Mengevaluasi hasil review dari semua reviewer dan meminta author untuk melakukan revisi.

A. Cek Hasil Review

Login sebagai Editor → Tab Review
Lihat hasil review dan rekomendasi dari semua reviewer
Evaluasi apakah ada konsensus atau perbedaan pendapat

B. Request Revision

Klik tombol Request Revisions
Klik ikon Insert / Insert Content dan pilih "All Review" untuk memasukkan semua catatan reviewer otomatis
Tambahkan komentar editor jika diperlukan
Set deadline revisi (biasanya 2–4 minggu)
Klik Record Editorial Decision

💡 Fitur Baru OJS 3.4: Editorial decision recording kini menggunakan step-by-step interface yang lebih user-friendly dengan email composer yang memudahkan drafting email, attach files, dan menggunakan email templates.

📝 Catatan: Author akan menerima email notifikasi otomatis dan dapat mengakses catatan review melalui dashboard mereka.

Author: Submit Hasil Revisi

AUTHOR

Tujuan:

Melakukan perbaikan sesuai catatan reviewer dan mengirimkan kembali paper yang sudah direvisi.

Langkah-langkah:

Login sebagai Author → Buka submission yang meminta revisi
Download catatan reviewer dan lakukan revisi
Buat dokumen "Response to Reviewer"

Upload File Revisi:

Tab Review → Scroll ke Revisions
Upload: paper yang sudah direvisi + file "Response to Reviewer"
Klik Submit

💡 Tips untuk Author: Gunakan "Track Changes" pada Word. Buat tabel response yang jelas (Komentar Reviewer → Tanggapan). Jika ada poin yang tidak bisa dipenuhi, jelaskan alasannya.

Editor: Cek Revisi & Send to Copyediting

EDITOR

Tujuan:

Memverifikasi hasil revisi author dan melanjutkan ke tahap copyediting jika sudah sesuai.

A. Cek Hasil Revisi

Download file revisi dan baca response to reviewer
Verifikasi apakah semua catatan reviewer sudah ditanggapi

B. Accept & Send to Copyediting

Klik Accept Submission atau Send to Copyediting
Pilih file versi clean untuk dikirim ke copyediting
Klik Record Editorial Decision

C. Assign Copyeditor

Tab Copyediting → Klik Assign Copyeditor
Pilih copyeditor, set deadline (1–2 minggu), klik Assign

⚠️ Penting: Jika revisi belum memuaskan, editor dapat meminta revisi lagi dengan klik "Request Revisions".

Copyeditor: Prepare Manuskrip & Upload File untuk Produksi

COPYEDITOR

Tujuan:

Mengedit manuskrip sesuai template jurnal, memperbaiki bahasa dan format, lalu mengupload file siap produksi.

Tugas Copyediting:

Format: Sesuaikan dengan template jurnal (font, spacing, heading)
Bahasa: Perbaiki grammar, typo, dan struktur kalimat
Konsistensi: Pastikan penulisan istilah dan singkatan konsisten
Referensi: Periksa format sitasi sesuai style guide (APA, IEEE, dll)
Tabel & Gambar: Pastikan ter-format dengan baik
Metadata: Cek judul, nama author, afiliasi, abstract, keywords

Upload File Siap Produksi:

Tab Copyediting → Scroll ke Copyedited
Klik Upload/Select Files → Upload file hasil copyedit
Pastikan file sudah final dan siap untuk dijadikan galley

Add Discussion - Konfirmasi Selesai ke Editor:

Scroll ke Copyediting Discussions → Klik Add Discussion
Judul: "Copyediting Selesai - File Siap Produksi"
Participants: Editor

                                Yth. Editor,

                                Proses copyediting untuk paper "[Judul Paper]" telah selesai.

                                File yang sudah di-copyedit dan siap untuk produksi telah saya upload.

                                Perubahan yang dilakukan:

                                - Penyesuaian format sesuai template jurnal

                                - Perbaikan grammar dan typo

                                - Konsistensi penulisan istilah

                                - Perbaikan format referensi

                                Paper siap untuk tahap production.

                                Salam,

                                Copyeditor

Editor: Konfirmasi & Send to Production

EDITOR

Tujuan:

Mengonfirmasi hasil copyediting dan melanjutkan ke tahap production. Mengirimkan Letter of Acceptance (LoA) ke author.

A. Konfirmasi & Send to Production

Tab Copyediting → cek file dan pesan dari copyeditor
Klik Send to Production → pilih file hasil copyedit
Klik Record Editorial Decision

B. Assign Production Editor

Tab Production → Klik Assign Production Editor
Pilih production editor → Klik Assign

C. Kirim LoA (Letter of Acceptance) ke Author

Scroll ke Production Discussions → Klik Add Discussion
Judul: "Letter of Acceptance (LoA)" | Participants: Author

                                Yth. [Nama Author],

                                Dengan senang hati kami informasikan bahwa paper Anda yang berjudul:

                                "[Judul Paper]"

                                telah DITERIMA untuk dipublikasikan di [Nama Jurnal].

                                Paper Anda saat ini sedang dalam tahap production untuk persiapan publikasi.

                                Anda akan menerima galley proof untuk pengecekan final sebelum publikasi.

                                Selamat dan terima kasih atas kontribusi Anda.

                                Salam,

                                Editor-in-Chief

                                [Nama Jurnal]

Production Editor: Buat Galley, Metadata & Aktivasi DOI

PRODUCTION EDITOR

Tujuan:

Membuat file galley untuk publikasi, mengisi metadata lengkap, dan memastikan DOI siap diaktivasi.

A. Isi Metadata Publikasi (Tab Publication)

Title & Abstract: Cek dan perbaiki judul, abstract, keywords
Contributors: Verifikasi nama, afiliasi, email corresponding author
Issue: Assign Volume, Issue, Section, Page Numbers, Date Published
Identifiers: Generate atau isi DOI (format: 10.xxxxx/journal.vXiX.XXX)
Rights: Pilih lisensi (CC BY, CC BY-SA, dll)

💡 OJS 3.4: DOI management kini menggunakan unified interface yang memudahkan pengelolaan dan terintegrasi lebih baik dengan Crossref.

B. Buat & Upload Galley PDF

Scroll ke bagian Galleys → Klik Add Galley
Label: "PDF" → Klik Save
Upload file PDF final (include header jurnal, page number, DOI)
Klik Continue → Continue → Complete

📝 Format Galley PDF: Header (nama jurnal, volume, issue, tahun), Footer (nomor halaman), Halaman pertama (DOI, tanggal submit/accept/publish).

C. Checklist Sebelum Lapor ke Editor

✓ Title & Abstract benar
✓ Contributors (nama, afiliasi) benar
✓ Issue assignment sudah dilakukan
✓ DOI sudah di-generate (belum diaktivasi)
✓ Date Published sudah diisi
✓ Galley PDF sudah ter-upload dan bisa dibuka

D. Konfirmasi ke Editor

Scroll ke Production Discussions → Klik Add Discussion
Judul: "Production Selesai - Siap Publikasi" | Participants: Editor

                                Yth. Editor,

                                Proses production untuk paper "[Judul Paper]" telah selesai.

                                Checklist:

                                ✓ Metadata lengkap sudah diisi

                                ✓ DOI sudah di-generate

                                ✓ Galley PDF sudah diupload

                                ✓ Issue assignment sudah dilakukan

                                ✓ Date published sudah diisi

                                Paper siap untuk dijadwalkan publikasi.

                                Salam,

                                Production Editor

Editor: Schedule for Publication & Aktivasi DOI

EDITOR

Tujuan:

Menjadwalkan artikel untuk dipublikasikan dan memastikan DOI teraktivasi setelah publikasi.

A. Schedule for Publication

Login sebagai Editor → Tab Publication
Klik Schedule for Publication atau Publish
Konfirmasi publikasi

B. Aktivasi DOI

Setelah artikel dipublikasikan, klik Deposit DOI / Register DOI jika menggunakan plugin Crossref
Atau proses DOI batch melalui menu Tools → Import/Export → Crossref XML Export
Verifikasi DOI aktif dengan klik link DOI dan pastikan mengarah ke artikel yang benar

💡 Tips DOI: DOI biasanya aktif dalam beberapa jam setelah didaftarkan ke Crossref. Simpan bukti registrasi DOI untuk arsip.

C. Verifikasi Publikasi

Buka website jurnal → Cek di Current Issue atau Archives
Verifikasi: judul, author, abstract, PDF bisa didownload, DOI aktif, tanggal publikasi

D. Notifikasi Publikasi ke Author (Opsional)

                                Yth. [Nama Author],

                                Selamat! Paper Anda yang berjudul "[Judul Paper]"

                                telah DIPUBLIKASIKAN di [Nama Jurnal].

                                URL: [URL Paper]

                                DOI: [DOI Paper]

                                Volume: [X], Issue: [X], Tahun: [XXXX], Pages: [XX–XX]

                                Terima kasih atas kontribusi Anda.

                                Salam,

                                Editor-in-Chief

✓

Publikasi Selesai! 🎉

COMPLETED

Ringkasan Proses:

✓ Submission diterima oleh Admin + Screening Plagiarisme
✓ Editor melakukan desk evaluation (atau desk rejection)
✓ Reviewer melakukan peer review + rekomendasi keputusan
✓ Author melakukan revisi
✓ Copyeditor menyesuaikan format + upload file siap produksi
✓ Production Editor membuat galley + metadata + DOI
✓ Artikel dipublikasikan + DOI diaktivasi
✓ Pasca publikasi: indeksasi dan promosi

🔁 Pasca Publikasi

Tugas Editor Pasca Publikasi

Setelah artikel dipublikasikan dan DOI aktif, editor perlu memastikan artikel terindeks dengan baik di semua database yang relevan.

1. Cek Indeks di Semua Database Jurnal

→ Akses semua platform indeks yang digunakan jurnal (DOAJ, Garuda, Crossref, Google Scholar, Sinta, dll)
→ Cek apakah artikel sudah muncul secara otomatis
→ Catat indeks mana yang sudah dan belum terupdate

📄 Upload XML Secara Manual

Untuk indeks yang tidak otomatis terupdate:

→ DOAJ: Export XML melalui OJS → Tools → Import/Export → DOAJ Export, lalu upload ke portal DOAJ
→ Garuda: Export metadata → Upload XML/file ke portal Garuda (garuda.kemdikbud.go.id)
→ DOI/Crossref: Jika belum teregistrasi otomatis → Tools → Crossref XML Export → Deposit manual ke Crossref

🔍 Submit ke Google Scholar

Google Scholar biasanya mengindeks secara otomatis, namun jika tidak:

→ Pastikan metadata OJS sudah lengkap (title, abstract, author, keywords)
→ Pastikan PDF memiliki teks yang bisa di-crawl (bukan hasil scan)
→ Daftarkan jurnal ke Google Scholar melalui portal scholar.google.com/intl/en/scholar/publishers.html
→ Tambahkan paper secara manual ke profil Google Scholar author jika tidak terindeks otomatis

📋 Checklist Pasca Publikasi

Indeks Otomatis (cek keberhasilan):

☐ DOI aktif dan mengarah ke artikel
☐ Google Scholar terindeks
☐ Sinta (jika sudah terintegrasi)

Upload Manual (jika diperlukan):

☐ DOAJ – XML upload
☐ Garuda – XML/metadata upload
☐ Crossref DOI – deposit jika belum otomatis

💡 Tips Pasca Publikasi:

→ Buat jadwal rutin pengecekan indeks (misalnya 1 minggu setelah publikasi)
→ Simpan bukti submit XML dan konfirmasi dari masing-masing database
→ Promosikan artikel melalui social media dan website institusi
→ Monitor citation metrics secara berkala

Tips & Trik Menggunakan OJS

🎓 Quick Reference - Jurnal UNWAHAS

🌐 OJS 3.3 (LTS)

publikasilmiah.unwahas.ac.id

✓ Long-Term Support
✓ Paling stabil
✓ Semua plugin compatible

🚀 OJS 3.4

publikasi2.unwahas.ac.id

✓ Fitur terbaru
✓ Auto-save & preview
✓ Better DOI management

Untuk Admin:

Selalu lakukan screening plagiarisme sebelum meneruskan ke review stage
Gunakan template email untuk konsistensi komunikasi
Set reminder otomatis untuk deadline
Backup database secara berkala

Untuk Editor:

Buat checklist untuk setiap tahapan review
Lakukan desk rejection dengan cepat jika paper jelas tidak sesuai scope
Komunikasi rutin dengan reviewer untuk follow-up
Jadwalkan pengecekan indeks pasca publikasi secara rutin

Untuk Reviewer:

Berikan komentar yang konstruktif dan spesifik dengan nomor halaman/paragraf
Berikan rekomendasi keputusan yang jelas untuk membantu editor
Review dalam waktu yang telah ditentukan
Fokus pada substansi, bukan hanya teknis penulisan

Untuk Production Editor:

Double-check semua metadata sebelum publish
Pastikan DOI sudah di-generate sebelum konfirmasi ke editor
Test download PDF setelah upload
Verifikasi DOI ter-register dengan baik setelah publikasi

Troubleshooting Umum:

Masalah	Solusi
File tidak bisa diupload	Cek ukuran file (max biasanya 10MB), cek format file yang diizinkan
Email notifikasi tidak terkirim	Cek email settings di Site Administration, verifikasi SMTP settings
Reviewer tidak bisa akses submission	Pastikan reviewer sudah di-assign dengan benar, cek role permissions
DOI tidak ter-generate	Cek DOI plugin settings, verifikasi prefix DOI sudah benar
Galley PDF tidak tampil	Re-upload file, clear cache, cek file permissions
Artikel tidak muncul di DOAJ	Lakukan upload XML manual melalui Tools → Import/Export → DOAJ Export
Artikel tidak terindeks Google Scholar	Pastikan metadata lengkap dan PDF bisa di-crawl; daftarkan jurnal ke Google Scholar